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Responsibility

Politique d’Alerte Professionnelle

ISS a adopté une politique d’alerte professionnelle afin de permettre à tous les membres de son personnel, à ses partenaires et autres parties prenantes de soulever leurs inquiétudes concernant des questions graves et délicates.  

Outil de reporting

Si vous souhaitez signaler une inquiétude relative à une question grave et délicate, vous pouvez le faire auprès du Directeur de l’Audit Interne du Groupe par le biais d’un site de reporting sécurisé et hébergé à l’extérieur.  

Lisez plus sur notre site du Group

Déclaration de politique

Conformément à ses valeurs et à son Code de Conduite, ISS est intransigeante quant à son intégrité. Nous nous engageons à exercer nos activités dans le respect de la loi et de normes éthiques élevées.

Cette politique vise à :

  • Permettre à notre personnel, à nos partenaires et autres parties prenantes de soulever des inquiétudes concernant des questions graves et delicates ;

  • Assurer que de telles inquiétudes sont traitées de manière sérieuse et adéquate, et

  • Garantir que toute personne soulevant une inquiétude de bonne foi sera protégée contre toutes représailles et toute sanction.

Les membres du personnel souhaitant exprimer une inquiétude sont encouragés à en parler, dans un premier temps, à leurs superviseurs, managers ou autres membres du personnel appropriés tels que le directeur des ressources humaines local, le juriste local ou le CFO local. span>

Toute question liée aux conditions de travail sur le site local, telles que les conflits avec des collègues et des managers, les sanctions disciplinaires et le paiement correct et à temps des salaires et des avantages sociaux, sera résolue par la voie hiérarchique locale habituelle, à moins que la question soulevée soit exceptionnellement grave et entre dans l’une des catégories listées ci-dessous. .

La présente politique vise toute inquiétude concernant des questions graves et délicates qui sont susceptibles d’avoir des répercussions sur les opérations et l’exercice des activités d’ISS et qui, par leur nature, ne peuvent être signalées par la voie hiérarchiques ordinaire, telles que : :

  • des activités illégales en matière financière, comptable et bancaire ; ; 
  • une fraude financière (par exemple, manipulation des comptes, non-respect des procédures de contrôle interne, détournement de fonds ou déclarations frauduleuses) ; span>
  • un trafic d’influence ou un acte de corruption (par exemple, conflits d’intérêts, pots de vin, sponsors et dons, cadeaux ou versements frauduleux) ;
  • une violation de la législation sur la concurrence (par exemple, accord sur les prix, échange d’informations sensibles sur les prix, collusion avec la concurrence) ;
  • un acte compromettant gravement l’environnement, la santé, l’hygiène et la sécurité
  • un cas de discrimination ou de harcèlement

Confidentialité
Toute communication sera confidentielle. Cependant, afin d’éviter tout phénomène de dénonciation, vous devez identifier et expliquer vos inquiétudes de manière suffisamment détaillée pour permettre une enquête en la matière. Vous devez vous abstenir de dénonciation personnelle et calomnieuse. Aucun suivi, ni enquête ne seront possibles si nous ne connaissons pas la source des informations. Afin d’aider ISS dans la réalisation d’une enquête suite à votre plainte, veuillez indiquer un maximum d’informations. span>

ISS traitera en toute confidentialité toutes les inquiétudes et questions soulevées aux termes de la présente politique, dans la limite compatible avec la réalisation d’une enquête complète et équitable. L’identité de l’’auteur de la plainte ne sera pas mentionnée dans les rapports produits. span>

Pas de représailles ni de mesure discriminatoire
ISS veillera à ce qu’aucune mesure de représailles, ni mesure discriminatoire ne soit entreprise contre des membres du personnel ou des tiers signalant de bonne foi une inquiétude à ISS sur la base de leurs connaissances personnelles. Quiconque pensant avoir fait l’objet d’une mesure de représailles parce qu’il/elle a signalé un fait ou participé à une enquête, est invité à signaler immédiatement ladite mesure au Directeur de l’Audit Interne du Groupe. Les faits signalés feront également l’objet d’une enquête confidentielle.

Toute allégation formée de mauvaise foi et ne reposant sur aucun élément concret pourra donner lieu à une mesure disciplinaire ou autre action appropriée.

Réception et conservation des inquiétudes soulevées et enquête
Chaque plainte ou inquiétude sera reçue par le Directeur de l’Audit Interne du Groupe. Celui-ci (i) enregistrera toutes les plaintes ou inquiétudes signalées, (ii) évaluera la gravité et la crédibilité de la plainte ou de l’inquiétude soulevée et (iii) déterminera en conséquence l’action à entreprendre. Certaines plaintes ou inquiétudes pourront être résolues sans qu’aucune enquête ne soit nécessaire.

Le Directeur de l’Audit Interne Groupe peut, à son gré, consulter le Comité d’Audit (ou un autre organe désigné par le Comité d’Audit) et tout cadre dirigeant. Il peut également solliciter les services d’auditeurs, enquêteurs et/ou conseils juridiques externes pour l’aider dans son enquête et dans l’analyse des résultats de celle-ci.

Les conclusions de l’enquête seront transmises au Comité d’Audit. Le Comité d’Audit pourra décider de présenter un rapport d’enquête au Conseil d’Administration, selon la gravité et l’ampleur de l’infraction.

Mesure Corrective
Dans la mesure où une enquête permet d’établir une infraction à la présente politique, des mesures correctives appropriées seront prises.

Conservation des Archives
ISS conservera dans ses archives une copie de toutes les plaintes ou inquiétudes soulevées, de tous les rapports d’enquête et de toute autre documentation pertinente y afférente. Le Comité d’Audit décidera de la durée de conservation de ces archives par ISS, conformément aux limites prévues par la législation en vigueur (2 mois si le dossier n’a pas de suite, pendant la durée de la procédure sinon).

Information

Protection des données
veuillez noter que :
Dans certains pays (comme la Belgique, la France, la République Tchèque et la Grèce) une autorisation spécifique est nécessaire en raison de la réglementation sur la protection des données. Tant que la procédure d’autorisation est en cours, l’outil de reporting ne traitera pas les rapports émanant de ces pays. Vous êtes invités à utiliser d’autres méthodes de reporting tel que précisé dans la Politique d’Alerte Professionnelle ou dans notre Code de Conduite. En outre, pour ce qui concerne les pays où les rapports anonymes ne sont pas permis (tels que la France, l’Espagne) ou lorsque les réglementations locales limitent les types d’inquiétudes pouvant être signalés (tels que la France, la Suède), l’outil de reporting ne traitera pas les rapports enfreignant ces règles.
Traitement des inquiétudes
Les signalements d’inquiétudes graves et délicates sont gérés par le Directeur de l’Audit Interne du Groupe.

Coordonnées :
ISS World Services A/S
Directeur de l’Audit Interne du Groupe
Buddingevej 197
DK-2860 Soborg
Danemark
Tel : +45 38 17 00 00