CAS

Des services tels qu'ils sont nécessaires et à l'endroit où ils sont attendus, même dans des périodes sortant de l'ordinaire

Maintenant que 90 % des salariés d'Outotec font du télétravail, ISS a adapté ses services pour s'assurer qu'ils répondent aux besoins de cette nouvelle situation. Les déjeuners peuvent désormais être livrés chez les salariés à partir du restaurant d'entreprise, certains espaces de bureau ont été fermés pour réduire la consommation d'énergie, et la propreté dans ceux qui restent ouvert a été renforcée.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

Réponse souple

90

 %

de télétravail

60

 %

d’espace de bureau en moins

La collaboration entre Outotec et ISS, qui dure depuis plus de dix ans, est telle que, Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services d'Outotec et Anssi Kuosmanen, Account Director chez ISS, n'ont plus besoin de tenir de réunions formelles. Ils se retrouvent autour d'une tasse de café dans le bureau d'Espoo chez Outotec.  

« Le nombre de réunions formelles a considérablement diminué, car pendant la semaine, nous nous rencontrons naturellement.  

Malgré les circonstances sans précédent que connaît le monde, ce contact quotidien s'est poursuivi presque normalement. Les services ont été modifiés pour répondre aux besoins actuels d'Outotec et les deux entreprises sont prêtes à réagir rapidement en fonction de l'évolution de la situation.  

« Il est vraiment bien de constater à quel point le processus a été agile pour ajuster les services fournis par ISS pendant cette période hors du commun », estime Erkko.

« Nous savons que grâce à l'excellente collaboration avec ISS, nous sommes prêts pour affronter les changements. ».

Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services chez Outotec
Une agréable expérience  

La collaboration entre Outotec et ISS remonte à de nombreuses années. Si les deux entreprises travaillent directement ensemble depuis 2010, Outotec faisait appel, avant cela, aux services d'ISS de manière indirecte, par le biais du campus d'Outokumpu. La collaboration s'est peu à peu intensifiée, et aujourd'hui ISS fournit des services sur les sites de Lappeenranta, Espoo et Outokumpu. Cela inclut les services d'accueil, de propreté, de maintenance, de factotum et de réaménagement.  

« Il faut aussi désormais ajouter la performance énergétique, qui a été mise en place sur certains de nos sites », indique Anssi.  

La gamme de services a été encore plus élargie avec l'intégration des services catering sur le site de Espoo.  

« Nous avons participé aux travaux de rénovation et avons ouvert le restaurant en 2020. Celui-ci constitue un élément important de l'expérience utilisateur, et nous a fait gagné une place particulière dans la vie de ces derniers, déjeuner après déjeuner », indique Anssi.  

« Il forme aussi une part savoureuse de l'expérience client. Le bureau est installé face au centre commercial d'Iso Omena. C'est donc un lieu stimulant avec une énorme concurrence. Toutefois, les retours d'expérience ont été positifs et les résultats obtenus dans l'enquête de satisfaction ont été élevés », ajoute Erkko.  

Le restaurant est également équipé de caisses automatiques, ce qui permet aux salariés d'acheter à manger ou à boire tout au long de la journée.  

« Les caisses automatiques ont bien fonctionné dans le restaurant d'entreprise, car elles apportent une flexibilité supplémentaire », explique Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Des déjeuners livrés à domicile 

Quand la transition vers les circonstances exceptionnelles actuelle a eu lieu, le restaurant a été en mesure de réagir rapidement, garantissant ainsi la stabilité des repas fournis. Le service est passé d'un buffet à des portions préparées, avec des opérations améliorées de manière à éviter le contact. Quand près de 90 % des personnes travaillant dans les bureaux sont passées en télétravail, le directeur de restaurant Osku Toivanen d'ISS a mis au point le service jumISSa, aidant les salariés d'Outotec à commander leurs déjeuners, livrés sur leur palier. 

« Chaque jour, nous livrons environ 50 déjeuners aux domiciles des salariés d'Outotec », explique Anssi.  

« Nous avons été très surpris de voir à quel point la transition vers le télétravail se passait bien pour la majorité des salariés. Nous avons prêté aux salariés des chaises de bureau et des moniteurs afin qu'ils puissent travailler de manière ergonomique depuis chez eux. Les déjeuners livrés à domicile ont aussi participé à ce que les journées de travail se passent sereinement », indique Erkko.  

La flexibilité, un atout majeur 

En plus des solutions innovantes dans les services des restaurants, la propreté a également été intensifiée, et parallèlement, les services de réception sont gérés par moins de personnes. Comme il y a bien moins de salariés présents sur le site qu'en période normale, certains espaces de bureau ont été entièrement fermés. 

« Nous avons fermé 60 % de nos espaces de bureau, ce qui a considérablement réduit la consommation d'énergie du site », explique Erkko.  

« La nouvelle organisation permettant de libérer du temps, nous avons réorganiser notre travail et effectuons actuellement des tâches qui seraient normalement programmées pour une date ultérieure dans l'été, par exemple laver les fenêtres. Alors que les sites sont désertés, les tâches de maintenance de biens doivent être maintenues et les lieux doivent être conservés propres et sûrs », explique Anssi.  

Pour Erkko, la possibilité d'adapter l'entité du service pour répondre aux besoins changeants s'est avérée particulièrement importante dans cette situation sans précédent. Une fois que la situation sera un peu revenue à la normale, les deux entreprises devront réexaminer l'entité de service et décider ce qui est nécessaire. Anssi et Erkko ont aussi déjà commencé à se demander si le télétravail n'allait pas devenir un aspect permanent du travail normal.  

« Seul le temps nous le dira. Notre merveilleuse coopération avec ISS nous garantit que nous sommes bien préparés en cas de changement », résume Erkko.  

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